Tools für Datenschutzbeauftragte, die wirklich zu Ihrer Arbeitsweise passen

Das Wichtigste auf einen Blick

Priverion ist eine in der Schweiz gehostete Datenschutz-Management-Plattform, die speziell für Datenschutzbeauftragte entwickelt wurde, die Konzerngruppen mit mehreren Einheiten betreuen. Sie vereint Verarbeitungsverzeichnis, DSFA, Nachverfolgung von Betroffenenanfragen, Management von Datenpannen, Risikobeurteilungen von Lieferanten und prüfsichere Berichte in einer einzigen Umgebung. Mit planbarer, unternehmensbasierter Preisgestaltung, garantierter europäischer Datenhaltung und einer Bereitstellung in Wochen ersetzt Priverion fragmentierte Tabellen und beseitigt die Komplexität, Kosten und Übermittlungsrisiken von in den USA gehosteten Enterprise-Plattformen.

Definitionen

Was ist ein Datenschutzbeauftragter (DPO)?

Ein Datenschutzbeauftragter (DPO) ist eine unabhängige Compliance-Funktion, die nach den Artikeln 37–39 DSGVO für bestimmte Organisationen vorgeschrieben ist. Der Datenschutzbeauftragte überwacht die interne Compliance, berät bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, arbeitet mit den Aufsichtsbehörden zusammen und fungiert als Anlaufstelle für betroffene Personen. Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) ist die Benennung eines Datenschutzberaters freiwillig, bietet aber regulatorische Vorteile.

Was ist ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Verarbeitungsverzeichnis)?

Ein Verarbeitungsverzeichnis ist ein nach Artikel 30 DSGVO verpflichtendes Register, das jede Verarbeitungstätigkeit mit personenbezogenen Daten dokumentiert, einschliesslich Zwecken, Kategorien betroffener Personen, Empfängern, internationalen Übermittlungen, Aufbewahrungsfristen sowie technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen.

Was ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)?

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist eine strukturierte Risikobeurteilung, die nach Artikel 35 DSGVO vor einer Verarbeitung erforderlich ist, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen mit sich bringt. Die EDSA-Leitlinien 4/2017 enthalten detaillierte Kriterien dafür, wann eine DSFA erforderlich ist und wie sie durchzuführen ist.

Was ist eine Transfer-Folgenabschätzung (TIA)?

Eine Transfer-Folgenabschätzung (TIA) bewertet, ob der Rechtsrahmen eines Drittlandes einen angemessenen Schutz für personenbezogene Daten bietet, die im Rahmen von Standardvertragsklauseln (SCC) übermittelt werden. Die Anforderung ergab sich aus dem Schrems-II-Urteil des Gerichtshofs der EU (Rechtssache C-311/18) und ist in den EDSA-Empfehlungen 01/2020 näher ausgeführt.

Branchenstatistiken und Kontext

Laut dem IAPP-EY Annual Privacy Governance Report 2023 beschäftigt die durchschnittliche Organisation heute 5,2 Vollzeit-Datenschutzmitarbeitende, gegenüber 3,2 im Jahr 2019, was die wachsende operative Belastung der Datenschutzbeauftragten widerspiegelt. Derselbe Bericht stellte fest, dass 60 % der Organisationen jährlich mehr als 1 Million US-Dollar für die Datenschutz-Compliance ausgeben.

Der EDSA-Jahresbericht 2023 dokumentierte seit 2018 verhängte DSGVO-Bussgelder von über 1,4 Milliarden Euro und unterstreicht damit das finanzielle Risiko der Nichteinhaltung. Die Aufsichtsbehörden im gesamten EWR bearbeiteten allein 2023 über 88'000 Meldungen von Datenpannen.

Eine Gartner-Prognose ging davon aus, dass bis 2025 75 % der Weltbevölkerung über personenbezogene Daten verfügen würden, die durch moderne Datenschutzvorschriften abgedeckt sind, was die Nachfrage nach skalierbaren DPO-Tools antreibt, die mehrgliedrige Anforderungen über verschiedene Rechtsordnungen hinweg bewältigen können.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Tools für Datenschutzbeauftragte?

Tools für Datenschutzbeauftragte sind spezialisierte Softwareplattformen, die Datenschutzbeauftragte bei der Erfüllung ihrer regulatorischen Pflichten nach Rahmenwerken wie der DSGVO und dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) unterstützen. Sie decken in der Regel das Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), Betroffenenanfragen (DSR), das Management von Datenpannen und Risikobeurteilungen von Lieferanten in einer einzigen, prüfsicheren Umgebung ab.

Ist ein Datenschutzbeauftragter nach der DSGVO vorgeschrieben?

Ja. Nach den Artikeln 37–39 DSGVO müssen Organisationen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn sie eine Behörde sind, wenn ihre Kerntätigkeiten eine umfangreiche systematische Überwachung von Personen erfordern oder wenn sie besondere Kategorien personenbezogener Daten in grossem Umfang verarbeiten. Dem Datenschutzbeauftragten müssen angemessene Ressourcen zur Erfüllung seiner Aufgaben zur Verfügung gestellt werden.

Wie unterscheidet sich Priverion von OneTrust für mittelständische Unternehmen?

Priverion setzt auf eine planbare, unternehmensbasierte Preisgestaltung statt auf Gebühren pro Nutzer oder pro Modul, ist in der Schweiz entwickelt und in der Schweiz gehostet für garantierte europäische Datenhaltung und ist innerhalb von Wochen statt Monaten einsatzbereit. Mittelständische Teams vermeiden die ausufernde Funktionsvielfalt, die beraterabhängige Konfiguration und die mit Schrems II verbundenen Übermittlungsrisiken von in den USA gehosteten Enterprise-Plattformen.

Was ist die 72-Stunden-Meldepflicht bei Datenpannen?

Artikel 33 DSGVO verpflichtet Verantwortliche, die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, es sei denn, die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die betroffenen Personen. Das Modul von Priverion für das Management von Datenpannen bietet strukturierte Schweregradbewertung, Bestimmung der Meldeschwelle und vorgefertigte Vorlagen für die Behördenmeldung, um diese Frist einzuhalten.

Wie unterstützt das Hosting in der Schweiz die Einhaltung der DSGVO?

Die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der EU nach Artikel 45 DSGVO, was bedeutet, dass personenbezogene Daten ohne zusätzliche Übermittlungsgarantien wie SCC oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften frei aus der EU/dem EWR in die Schweiz fliessen können. Das Hosting in der Schweiz beseitigt die mit Schrems II verbundenen Übermittlungsrisiken von in den USA gehosteten Plattformen.

Kann Priverion Datenschutzprogramme über mehrere Rechtsordnungen hinweg verwalten?

Ja. Priverion ist für Konzerngruppen mit mehreren Einheiten konzipiert, die über verschiedene Rechtsordnungen hinweg tätig sind. Es unterstützt die Rahmenwerke DSGVO, revDSG und ISO 27001 mit Dashboards auf Einheits- und Gruppenebene, rechtsordnungsspezifischen Vorlagen und zentraler Steuerung, sodass ein Konzern-Datenschutzbeauftragter die Compliance über alle Tochtergesellschaften hinweg von einer einzigen Plattform aus verwalten kann.

Was bedeutet Rezertifizierung des Verarbeitungsverzeichnisses?

Die Rezertifizierung des Verarbeitungsverzeichnisses ist der Prozess der periodischen Überprüfung und Bestätigung, dass jede dokumentierte Verarbeitungstätigkeit den aktuellen Betrieb weiterhin korrekt abbildet. Nach Artikel 30 DSGVO müssen die Einträge auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Priverion automatisiert die Rezertifizierung, indem es Prozessverantwortliche termingerecht erinnert und so sicherstellt, dass die Einträge die Realität widerspiegeln und nicht veraltete Momentaufnahmen.

Was ist eine Risikobeurteilung von Lieferanten im Kontext der DSGVO?

Eine Risikobeurteilung von Lieferanten bewertet die Datenschutzpraktiken von Auftragsverarbeitern als Drittparteien nach Artikel 28 DSGVO, der von Verantwortlichen verlangt, nur Auftragsverarbeiter einzusetzen, die hinreichende Garantien bieten. Die Beurteilung umfasst technische und organisatorische Massnahmen, das Management von Unterauftragsverarbeitern, die SCC-Konformität und die laufende Überwachung der Datenschutzlage des Auftragsverarbeiters.

Vergleich: Auswahlkriterien für DPO-Tools