Ottimizza le operazioni privacy senza aumentare l’organico

Punti chiave

Priverion è una piattaforma per le operazioni privacy ospitata in Svizzera, progettata appositamente per le organizzazioni multi-entità. Automatizza la ricertificazione del registro dei trattamenti, i flussi di lavoro DPIA, il monitoraggio delle richieste degli interessati e la gestione del rischio fornitori in ogni filiale da un’unica dashboard. Tra i risultati documentati dei clienti figurano un tasso di ricertificazione del registro dei trattamenti del 100% presso un assicuratore svizzero, oltre 200 ore risparmiate presso un'azienda di tecnologia medica durante la preparazione alla ISO 27001 e una riduzione del 60% del tempo amministrativo di compliance presso un produttore aeronautico entro sei mesi dall’implementazione.

Definizioni

Che cos’è un registro delle attività di trattamento (registro dei trattamenti)?

Un registro delle attività di trattamento (registro dei trattamenti) è un obbligo di documentazione previsto dall’articolo 30 del GDPR. Titolari e responsabili del trattamento devono mantenere registri scritti di tutte le attività di trattamento dei dati personali, inclusi finalità, categorie di dati, destinatari e periodi di conservazione. Per le organizzazioni multi-entità, mantenere registri coerenti tra le filiali è uno degli obblighi di compliance più dispendiosi in termini di tempo.

Che cos’è una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA)?

Una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) è richiesta dall’articolo 35 del GDPR quando un trattamento può comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Le DPIA devono valutare la necessità e la proporzionalità del trattamento, valutare i rischi e individuare le misure di mitigazione. Le linee guida dell’EDPB raccomandano di integrare le DPIA nei flussi di lavoro di gestione dei progetti.

Che cos’è la nuova legge sulla protezione dei dati (nLPD)?

La nuova legge sulla protezione dei dati (nLPD), rivista ed entrata in vigore il 1° settembre 2023, ha modernizzato il quadro svizzero della protezione dei dati per allinearlo maggiormente al GDPR. Il testo completo è disponibile su Fedlex. Tra le disposizioni principali figurano DPIA obbligatorie per i trattamenti ad alto rischio, la notifica delle violazioni entro 72 ore all’IFPDT e un registro delle attività di trattamento.

Che cos’è la ISO 27001?

La ISO 27001 è lo standard internazionale per i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS), pubblicato dall’Organizzazione internazionale per la normazione. Fornisce un approccio sistematico alla gestione delle informazioni sensibili attraverso la valutazione del rischio, le misure di sicurezza e il miglioramento continuo. Molti team privacy utilizzano l’allineamento alla ISO 27001 per dimostrare la responsabilizzazione ai sensi dell’articolo 5(2) del GDPR.

Statistiche e contesto di settore

Secondo l’IAPP-EY 2023 Annual Privacy Governance Report, la dimensione media di un team privacy è di 5,4 dipendenti a tempo pieno, eppure le organizzazioni gestiscono un numero crescente di obblighi normativi tra le giurisdizioni. Lo stesso report ha rilevato che il 60% delle organizzazioni indica la «messa in pratica della privacy» come principale sfida. L’EDPB 2024 DPO Survey ha confermato che i responsabili della protezione dei dati dedicano una quota sproporzionata del proprio tempo ad attività amministrative anziché alla gestione strategica del rischio. Nel frattempo, Gartner ha previsto che entro il 2025 il 75% della popolazione mondiale avrebbe avuto i propri dati personali coperti da normative moderne sulla privacy, ampliando la superficie di compliance per ogni organizzazione multi-entità.

Domande frequenti

Che cos’è la ricertificazione del registro dei trattamenti e perché è importante per le organizzazioni multi-entità?

La ricertificazione del registro dei trattamenti è la revisione e conferma periodica che tutte le attività di trattamento documentate restino accurate e aggiornate, come richiesto dall’articolo 30 del GDPR. Per le organizzazioni che operano tra più filiali e giurisdizioni, la ricertificazione manuale è una delle attività di compliance più dispendiose in termini di tempo. Priverion automatizza l’intero ciclo di ricertificazione: dopo l’implementazione, un assicuratore svizzero ha raggiunto un tasso di ricertificazione del 100% con zero follow-up manuali.

Come si confronta Priverion con OneTrust per le aziende mid-market?

Priverion è progettata appositamente per le organizzazioni mid-market (500-5.000 dipendenti) che gestiscono la privacy tra più entità. A differenza dei prezzi per modulo e per utente di OneTrust, Priverion applica prezzi in base al numero di entità e alle dimensioni dell’organizzazione. Tutti i dati sono ospitati in Svizzera all’interno dell’infrastruttura svizzera, l’implementazione richiede settimane anziché mesi e la gestione multi-entità, incluse le dashboard a livello di gruppo e la mappatura dei dati tra entità, è una funzionalità centrale, non un componente aggiuntivo.

Dove sono ospitati i dati di Priverion e quali sono i vantaggi in termini di localizzazione dei dati?

Tutto il trattamento dei dati di Priverion avviene all’interno dell’infrastruttura svizzera. La Svizzera dispone di una decisione di adeguatezza dell’UE, il che significa che i dati personali possono circolare dall’UE alla Svizzera senza ulteriori garanzie come le clausole contrattuali tipo. Questo elimina le complicazioni di trasferimento legate a Schrems II associate alle piattaforme ospitate negli Stati Uniti e offre un vantaggio legale alle organizzazioni europee.

Quanto tempo richiede l’implementazione di Priverion?

Priverion è in genere operativa nel giro di settimane. Non è richiesto alcun incarico obbligatorio di servizi professionali. I team iniziano a gestire vere attività di compliance (voci del registro dei trattamenti, flussi di lavoro DPIA, monitoraggio delle richieste degli interessati) fin dalla prima settimana. Un'azienda di tecnologia medica ha accelerato di tre mesi la propria tabella di marcia per la certificazione ISO 27001 grazie ai pacchetti di evidenze pronti per l’audit di Priverion e ai flussi di lavoro documentali automatizzati.

Quali normative e framework supporta Priverion?

Priverion supporta il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR), la nuova legge svizzera sulla protezione dei dati (nLPD) e la compliance alla ISO 27001. Le funzionalità principali includono la gestione del registro dei trattamenti, le DPIA, le valutazioni d’impatto sui trasferimenti, la gestione del rischio fornitori, la gestione degli incidenti, i flussi di lavoro per le richieste degli interessati e la documentazione di compliance per l’IA.

Quanto tempo possono realisticamente risparmiare i team privacy?

Tra i risultati documentati dei clienti figurano: un'azienda di tecnologia medica ha recuperato oltre 200 ore nella gestione del registro dei trattamenti durante la preparazione alla ISO 27001; un produttore aeronautico ha ridotto del 60% il tempo amministrativo di compliance entro sei mesi; un assicuratore svizzero ha raggiunto il 100% di ricertificazione del registro dei trattamenti con zero follow-up manuali. Secondo il report IAPP-EY 2023, i team privacy che automatizzano le attività di compliance di routine possono reindirizzare fino al 40% del tempo del personale verso la riduzione strategica del rischio.

Priverion è adatta alle organizzazioni che già usano i fogli di calcolo per la gestione della privacy?

Sì. Priverion è progettata specificamente per sostituire la gestione della privacy basata sui fogli di calcolo. La piattaforma importa i registri delle attività di trattamento esistenti e fornisce flussi di lavoro strutturati per la manutenzione del registro dei trattamenti, il completamento delle DPIA e il monitoraggio delle richieste degli interessati, eliminando i problemi di controllo delle versioni, i follow-up via e-mail e le lacune nelle piste di controllo tipiche degli approcci basati sui fogli di calcolo.

Che cos’è una valutazione d’impatto sui trasferimenti (TIA)?

Una valutazione d’impatto sui trasferimenti (TIA) valuta se i dati personali trasferiti in un paese terzo ricevano un livello di protezione sostanzialmente equivalente. Le Raccomandazioni EDPB 01/2020 delineano la metodologia per condurre le TIA, inclusa la valutazione del quadro giuridico del paese destinatario e l’individuazione di misure supplementari. Priverion include flussi di lavoro TIA integrati per semplificare questo processo per i trasferimenti transfrontalieri di dati.

Confronto: Priverion vs. piattaforme GRC generiche per le operazioni privacy